Gerenciar um negócio, não importa o tamanho, exige uma gama impressionante de habilidades: contabilidade, design, pesquisa de mercado e desenvolvimento de produtos. Grandes corporações conseguem contratar especialistas para cada área, mas as pequenas empresas, invariavelmente, não têm esse luxo.
É aí que a inteligência artificial entra em cena. Os modelos de IA atuais já entregam um desempenho razoável nessas tarefas. O segredo para os pequenos empresários é discernir onde a IA é boa o suficiente e onde ela ainda precisa melhorar.
Um setor onde a IA "boa o suficiente" já se mostra valiosa para donos de pequenos negócios é na execução de tarefas de secretariado e na gestão de assuntos administrativos básicos. Um tutor particular em Londres serve de exemplo.
Um estudo de caso em Londres
Sam Finnegan-Dehn atua com captação de recursos para uma instituição de caridade, mas, nas horas vagas, ele é tutor de matemática e filosofia para estudantes universitários em sua casa em Londres. Com esse trabalho parcial, ele consegue aplicar seus diplomas em filosofia e compartilhar seu amor pelo assunto com os clientes.
No entanto, a interação com os alunos é apenas uma fração do trabalho de um bom tutor. Ele também planeja aulas, busca novos materiais de leitura, cria tarefas, envia faturas e se mantém atualizado com novas pesquisas — tudo isso além de seu emprego principal. Com tantas demandas, Finnegan-Dehn não tem o tempo que gostaria para expandir sua base de alunos.
Por isso, ele recorreu à IA para ajudar na gestão do dia a dia de seu negócio. Ele afirma que a IA assumiu um papel de secretariado em todos os seus cadernos digitais, onde ele anota lembretes sobre o progresso de seus clientes e novas leituras para se manter atualizado. Ele descreve o uso da IA como ter uma "segunda memória que o ajuda a conectar ideias que ele escreveu em vários lugares".
Apesar de ter experimentado ferramentas como Claude e ChatGPT, Finnegan-Dehn agora usa o Notion AI, pois ele se integra melhor com suas anotações de tutoria, que estão espalhadas pelas abas de seus cadernos no aplicativo Notion. Ele não utiliza a IA para criar materiais de ensino, mas permite que o Notion AI grave reuniões com seus clientes (após obter o consentimento deles) e, em seguida, usa os resumos automatizados para refinar sua estratégia de ensino. Por exemplo, se ele percebe, a partir do resumo da IA, que uma determinada técnica não ajudou um aluno, ele pode mudar a forma como abordará o assunto da próxima vez.
Além disso, o Notion AI o auxilia na definição de metas, na elaboração de notas de aula, na emissão de faturas e na geração e sincronização de posts para redes sociais. Para a definição de metas, por exemplo, Finnegan-Dehn explica que "entende seus objetivos de longo prazo para o negócio, mas nem sempre os passos concretos para alcançá-los". Ele usa a IA para preencher essas lacunas. Ele começa escrevendo uma meta "Estrela do Norte" — por exemplo, ter um certo número de clientes até o final do ano. Em seguida, ele pede à sua IA para "gerar os passos que ele precisa dar para chegar lá, dado o perfil que ele construiu no aplicativo". Então, ele pode refletir sobre os resultados e escolher quais tarefas abordar primeiro.
A ferramenta: Notion AI
O Notion é um player significativo no software de anotações há muitos anos. Seu complemento de IA, lançado no final de 2023, agora possui ferramentas que permitem interagir com muitas outras plataformas de produtividade online. Há um cliente de e-mail integrado, integrações de calendário e um novo agente lançado recentemente. Embora esse nível de acesso tenha levantado "preocupações com a privacidade", ele também pode funcionar como um assistente virtual bastante poderoso.
Muitas das tarefas visadas pelo Notion AI são menos criativas e mais rotineiras: sincronizar informações entre documentos ou pesquisar anotações antigas, por exemplo. Isso torna a ferramenta especialmente atraente para proprietários de pequenas empresas, que têm largura de banda limitada, principalmente para trabalhos manuais. Outras empresas estão desenvolvendo ferramentas direcionadas a setores específicos. Por exemplo, a Grandma’s Quilt Shop em Yuma, Arizona, usa Rain, que possui um conjunto de softwares adaptado para empresas de artesanato, para gerar descrições de inventário e preços para seu estoque de designs de tecido.